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Dans le cadre de l’initiative spéciale des
Nations Unies, le secteur de l’éducation du
Sénégal a entrepris l’élaboration
et la mise en œuvre d’un Programme Décennal
de l’Education et de la Formation (PDEF)
couvrant la période 2001 – 2010.
Dans cette optique, les différents Ministères
du secteur éducatif doivent définir des orientations
stratégiques pour les années à venir,
ainsi que les outils de programmation, de pilotage, d’évaluation
et de contrôle dont ils doivent se doter pour parvenir
à cet objectif en mettant en place une administration
plus réactive et plus moderne dans ses modes de gestion.
C’est en ce sens qu’une étude de type
Schéma Directeur Informatique (SDI) a été
lancée. Elle a débouché sur la rédaction
du Plan Directeur d’Informatisation du secteur éducatif
(PDI-Education) qui définit, sur une période
de trois ans, l’ensemble des actions à mener,
les plannings de réalisation ainsi que les budgets
nécessaires à la modernisation du système
d’information de l’administration éducative
sénégalaise.
Ce projet s’intègre au processus de changement
dans lequel le secteur de l’éducation est impliqué
en rapport avec les directives de l’Etat sénégalais
en terme de décentralisation / déconcentration.
Déroulement du Schéma
Directeur Informatique
Le SDI a été lancé officiellement
le 31 octobre 2000 à travers sa note de lancement
qui précise les objectifs majeurs du SDI, définit
le champ d’application prévu et indique la
mise en place des structures de décision, de réalisation
et de consultation nécessaires pour mener à
bien ce processus d’évaluation, de proposition
et de planification de l’utilisation des technologies
de l’information.
Une démarche participative impliquant l’ensemble
des services concernés dans le champ de l’étude
a été rapidement adoptée. Elle s’est
traduite dans les faits par :
• la nomination de Correspondants Informatiques, pour
l’ensemble des Directions et des Inspections d’Académie,
en charge de représenter leur structure d’origine
dans l’expression des besoins,
• la représentation de l’ensemble des
Directions et Services au niveau des comités décisionnels,
• la participation effective d’utilisateurs,
Correspondants Informatiques ou non, dans l’élaboration
des scénarios de solutions et la validation des résultats
de l’étude.
Cette démarche participative a permis d’atteindre
un grand niveau de transparence dans la prise de décision
et de favoriser la communication interne, tout au long de
l’avancement du processus. Elle représente
une expérience pilote en la matière en terme
de participation, de cohérence, de consensus et de
respect des délais.
La méthode utilisée pour conduire le processus
de planification a été adaptée aux
procédures de contrôle et de validation imposées
par le principal bailleur de fonds, l’IDA (International
Development Association – Banque Mondiale).
Le SDI s’est déroulé avec l’appui
du Partenariat pour l’Efficacité de L’Ecole
Sénégalaise (PEES), projet de coopération
du Ministère français des Affaires étrangères.
Cet appui a particulièrement favorisé la mise
en œuvre de conditions optimales pour atteindre les
objectifs ambitieux de ce projet.
Définition du champ de
l’étude
Pour des raisons d’efficacité immédiate,
il a été décidé de se limiter,
dans ce premier SDI, aux fonctions administratives des services
centraux (Cabinet, Directions et Divisions centrales), des
Inspections d’Académie (IA) et des Inspections
Départementales (IDE) déployées sur
l’ensemble du territoire.
Ce champ d’application, volontairement centré
sur les problèmes de gestion au niveau national,
régional et départemental, doit être
considéré comme une première étape
incontournable dans l’amélioration de la gestion
de l’ensemble du système éducatif qui
intégrera ultérieurement les aspects pédagogiques
et devra s’étendre jusqu’aux établissements.
En résumé ce SDI s’est attaché
à évaluer et à proposer des solutions
pour améliorer l’ensemble des processus de
gestion et des processus décisionnels pour les services
centraux du Ministère de l’Education, des IA
et des IDE. Il a, de plus, permis d’offrir l’ouverture
nécessaire pour relier aisément les autres
structures ministérielles du secteur de l’éducation
(Ministère de l’Enseignement technique, la
Formation professionnelle, de l’Alphabétisation
et de la Promotion des Langues Nationales et Ministère
de la Famille et de la petite Enfance).
Les orientations stratégiques
Quatre grands objectifs ont guidé la définition
du PDI-Education :
• Amélioration de la communication : la demande
d’amélioration de la gestion du secteur éducatif
sénégalais passe, dans un premier temps, par
une amélioration de son système de communication
interne lui permettant d’assurer plus efficacement
ses missions premières.
• Amélioration de la gestion des données
de base : la disponibilité des informations descriptives
de l’éducation à travers le Système
d’Information Intégré à mettre
en place, permettra de répondre aux besoins énoncés,
sous forme d’indicateurs, dans les principaux documents
de référence du PDEF.
• Développement des outils d’aide à
la décision : des outils d’aide à la
décision adaptés aux missions de chacun des
acteurs, internes comme externes (via le web), devront être
mis à la disposition des instances décisionnelles.
• Pérennisation de l’opération
: la mise en place d’une Fonction informatique devra
garantir, pour l’organisation toute entière,
la maîtrise technique du système d’information.
Il s’agira de chercher à atteindre une autonomie
à moyen terme par un transfert de compétences
passant par la formation de fonctionnaires et le recrutement
de consultants.
Il est également important, à ce niveau, de
définir des solutions permettant de maîtriser
les coûts récurrents de fonctionnement.
Les projets prioritaires
Ces projets représentent l’ensemble des actions
à exécuter pour atteindre les principaux objectifs
fixés au niveau des orientations stratégiques
précédemment présentées :
• Développement des infrastructures : l’interconnexion
de l’ensemble des soixante quatre sites de l’administration
centrale et déconcentrée constituera le réseau
de communication de l’administration éducative.
Les spécifications techniques du câblage de
ces sites ont été définies selon les
normes les plus modernes.
Sur cet important investissement de base, différentes
solutions pourront ensuite être implémentées
pour l’interconnexion de l’ensemble des sites.
Il s’agit, à terme, de mettre en place un Extranet
constitué de l’ensemble des Intranets des bâtiments
de l’administration centrale et décentralisée.
Le choix des solutions sera réalisé en accord
avec l’étude des coûts récurrents,
essentiellement liés aux tarifs de la SONATEL.
• Développement des applications : elles seront
développées (ou adaptées) autour d’une
base de données commune. Les applications de gestion
à mettre en œuvre prioritairement sont les suivantes
: Statistiques éducatives, ressources humaines, examens
et concours, bourses, courrier et gestion financière
et matérielle. Ces applications, développées
par des prestataires extérieurs, seront bâties
sur une architecture Web et utiliseront les technologies
les plus en pointe en la matière. D’autres
applications seront développées en interne
qui porteront davantage sur la gestion du système
d’information (gestion du parc informatique et suivi
des incidents ou gestion des participations aux séminaires
de formation, par exemple).
Trois types d’outils d’aide à la décision
seront introduits, en tant que « couche haute »
du système d’information intégré,
au-dessus de la base de données communes. Il s’agit
d’un Système d’Information Géographique
(SIG), d’un requêteur et générateur
automatique d’états ainsi que d’outils
d’analyse multidimensionnelle et de tableaux de bord.
• La formation des utilisateurs : il s’agit
ici d’un des facteurs clés de succès
de ce premier schéma directeur. L’appropriation
de l’outil informatique par l’ensemble des agents
de l’administration du système éducatif
ne pourra, en effet, se faire que par la mise en place d’un
processus lourd de formation des utilisateurs. La stratégie
de développement des compétences en la matière
a été longuement réfléchie.
Une solution d’« internalisation » a finalement
été retenue.
Réalisation, contrôle
et suivi du PDI
Nous présentons ici les solutions organisationnelles
qui permettront d’atteindre le quatrième objectif
stratégique de ce schéma directeur : la pérennisation
de l’opération.
• Réalisation : La fonction informatique
Ce premier schéma directeur a permis de mettre en
exergue la nécessité de structurer et d’institutionnaliser
la fonction informatique pour répondre plus efficacement
aux besoins de l’ensemble des services opérationnels
et de décision. Plus qu’un « service
informatique », c’est tout un réseau
d’informaticiens qui sera mis en place à travers
ce PDI, au niveau central et décentralisé.
La Fonction informatique a en effet été structurée
selon une organisation transversale présente à
différents niveaux de la hiérarchie administrative
par l’intermédiaire d’une structure centrale
et de Correspondants Informatiques au niveau des principaux
services (Directions et Divisions rattachées au cabinet)
ainsi qu’au niveau de chacune des Inspections d’Académie
et des deux autres Ministères du secteur
La structure centrale, dénommée « Cellule
Informatique du Ministère de l’Education »
(CIME), instituée par arrêté Ministériel,
est rattachée au Cabinet du Ministère de l’Education.
Un plan de formation des informaticiens et des Correspondants
Informatiques a été validé. Cette formation
sera assurée par l’ENAM, institut de formation
de la place habilité à délivrer un
diplôme professionnel reconnu par la fonction publique
sénégalaise. Ce dernier point est fondamental
pour la prise en considération des aspirations légitimes
des fonctionnaires en matière de valorisation des
acquis.
Les Correspondants Informatiques pourront également
bénéficier de l’expérience des
consultants recrutés en début de projet.
• Les structures de contrôle et de suivi : deux
organes de maîtrise d’ouvrage (Comité
Directeur et Comité de Pilotage) ont été
mis en place pour la phase d’étude. Ils ont
été reconduit pour la phase de mise en œuvre
du PDI mais leur composition a été redéfinie
en rapport avec la structuration de la fonction informatique.
Conclusion / Perspectives
La mise en œuvre de ce PDI devra s’achever à
la fin de la première phase du PDEF (31 décembre
2003). Il s’agit en fait d’un point de contrôle
important dans le processus de négociation avec les
bailleurs de fonds puisque le succès de cette opération
conditionne la poursuite du programme. Toutes les conditions
sont désormais réunies pour envisager sereinement
la réussite de ce plan - déjà bien
avancé dans sa réalisation - qui porte en
lui tant d’espoirs quant à l’amélioration
du pilotage du système.
Le champ d’application, volontairement limité
aux procédures administratives au niveau central,
régional et départemental, est lui même
un gage de succès de l’opération.
Il est cependant évident que l’informatisation
des établissements, qu’il s’agisse des
aspects gestion ou pédagogiques, devient un besoin
presque aussi urgent. Mais les moyens nécessaires
sont énormes. La nécessité d’une
réflexion importante, dans le cadre d’un nouveau
SDI se confirme.
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